Pro MicrosoftTeamsユーザーになるための究極のチートシート
この時点で、MicrosoftTeamsを紹介する必要はありません。 2019年だったら、きっと。しかし、今年はビデオ会議とワークストリームコラボレーションアプリの年でした。また、Microsoft Teamsは、WSCエコシステムのMVPの1つとしての地位を安全に確立しています。
それは単なるビデオ会議アプリではないからです。 MicrosoftTeamsにはまだまだたくさんのことがあります。そして、学校やオフィスはまさにこの理由でリモートワークのためにそれを愛しています。これは、最も効率的な方法でチームメートとコラボレーションするためのアプリです。しかし、Microsoft Teamsの膨大な量の機能は、時には圧倒されることもあります。あなたがそれを迅速にナビゲートするのを助けることができる何かがあれば。
あなたが古くからのMicrosoftTeamsユーザーであろうと、比較的新しいMicrosoft Teamsユーザーであろうと、それは問題ではありません。誰もが生産性を高め、プロとして出くわし、そしておそらく彼らの熟練度を披露するための小さな虎の巻が大好きです。これは、MicrosoftTeamsで実行できるほぼすべてのヒントとコツのリストを使用して実行できることです。
生産性を高めるためのヒント
より少ない時間でより多くの仕事をこなす、誰がそれを望まないのですか？確かにあなたやあなたの雇用主ではありません！これらのヒントとコツは、あなたの焦点を改善し、あなたの生産性レベルを屋根から確実に導きます。
タスクを先取りする
Microsoft Teamsのタスクアプリは熱狂的なファンにとって最も期待されていたアプリでしたが、それは誰もがメモを受け取ったという意味ではありません。どういうわけかそれを逃したチームにいた場合は、今すぐこの列車に乗る必要があります。私たちを信頼して、あなたは逃しているからです。
PlannerとTo-Doによるタスクは、両方のMicrosoftアプリの機能（PlannerとTo-Do）をMicrosoftTeamsで組み合わせたものです。そのため、複数のアプリを切り替えることなく、進行状況を追跡してタスクを管理できます。だから、あなたの正気かスケジュールのどちらかを選ぶ必要はもうありません。
Tasksアプリは、To-Doの個人用タスクと、MicrosoftTeamsのPlannerアプリの共有タスクを組み合わせたものです。個人用アプリとして、またはタブとして追加して、チームのタスクを共同で管理できます。 Tasksアプリは、Microsoft365サブスクリプションをお持ちの方ならどなたでもご利用いただけます。
👉MicrosoftTeamsでPlannerとTo-Doによるタスクの使用方法をマスターします。
リスト付きのウィザードのように情報を処理する
Microsoft Teamsで適切なアプリを知っていれば、誰もあなたを止めることはできません。 Microsoft Listsは、そのようなアプリの1つです。リストを使用すると、個人用か共同作業かを問わず、あらゆる情報を追跡できます。リストアプリは、チームが追跡する情報、整理する作業、または管理するワークフローがある場合に役立ちます。
また、処理を高速化するために、これらのリストの作成をさらに簡単にする業界およびケース固有のテンプレートがあります。このSharePointリストの進化は、問題、資産、ルーチン、イベント、在庫、連絡先など、ほぼすべてを追跡するのに役立ちます。ワンランク上のものにするために、条件付きフォーマットを使用して、特定の条件が満たされたときにリスト内のオブジェクトが自動的に表示または非表示になるようにすることもできます。このアプリを使用すると、生産性が飛躍的に向上します。
👉プロのようなMicrosoftTeamsでリストを作成して使用する方法を学びます。
メールをチャンネルに直接転送する
電子メールは、企業の世界で最も使用されているコミュニケーション手段の1つです。電子メールを介して行われる通信の量は膨大です。ただし、組織でMicrosoft Teamsを使用している場合、2つの異なる媒体の間に挟まれることがあることも意味します。また、電子メールからすべてのコンテンツをコピーしてMicrosoft Teamsのチャネルに投稿するのは、とても面倒です。
それはあなたがそれを間違っているからです！ Microsoft Teamsのすべてのチャネルには、電子メールを直接転送できる一意の電子メールアドレスがあることをご存知ですか？はい、あなたはそれを正しく聞きました。そのアドレスに送信したメールはすべて、チャンネルに直接投稿として表示されます。それはなんと効率的でしょう。
チャンネルのメールアドレスを取得するには、[その他のオプション]アイコン（3ドットメニュー）に移動します。次に、メニューから[メールアドレスを取得]をクリックします。
メールアドレスが生成されます。コピーして使用してください。
コマンドバーを使用する
Microsoft Teamsのコマンドバーは、最も使用されていない機能である必要があります。ただし、正しく使用する方法を知っていれば、最もよく使用される機能になる可能性があります。コマンドバーは物事を非常にスピードアップすることができます。
古いメッセージを見つけたり、チャットや通話を開始したり、チャンネルにアクセスしたり、ファイルを表示したりしたいですか？コマンドバーを使用して、これだけでなく、さらに多くのことを実行できます。それらを使用するためにすべてのコマンドを覚えておく必要はありません。 MicrosoftTeamsはそれを提供します。実行する必要のあるタスクにコマンドがあるかどうかを覚えておく必要があるので、すばやく実行できます。
Microsoft Teamsでコマンドを使用して生産性を高め、時間を節約する方法の詳細なガイドをご覧ください。👆
内訳言語の壁
今日、グローバルチームは目新しいものではありません。代わりに、この時代にはますます多くのチームが世界中に散らばっています。そしてそれは、効果的にコミュニケーションするためにお互いの言語を理解できる必要があることを要求します。 Microsoft Teamsを使用すると、Google翻訳にアクセスして、メッセージをコピーして貼り付ける必要がありません。 Microsoft Teamsは、まさにこの目的のために固有の翻訳者を提供しています。
翻訳するメッセージの[その他のオプション]アイコン（3ドットメニュー）をクリックします。メニューに[翻訳]オプションが表示されます。それをクリックすると、メッセージをデフォルトの言語にすばやく翻訳できます。
ブックマークメッセージ
これは一見小さな機能のように見えるかもしれませんが、時間を大幅に節約できます。検索バーを使用して古いメッセージを検索する代わりに、メッセージを保存して[保存済み]セクションからアクセスできます。
メッセージに移動し、[その他のオプション]アイコン（3ドットメニュー）をクリックします。次に、[メッセージを保存]オプションをクリックします。
保存したメッセージにアクセスするには、次のコマンドを使用できます /保存済み コマンドバーから、またはタスクバーのプロフィール写真をクリックして、表示されるメニューから[保存済み]を選択します。
キーボードショートカットを使用する
生産性を向上させたい場合は、キーボードショートカットの使用を躊躇しないでください。キーボードショートカットを使用すると時間を大幅に節約できますが、キーボードショートカットを十分に活用できる人は多くありません。それらの人の一人にならないでください。最も実行するタスクのキーボードショートカットを学び、物事をすばやく実行します。
🤸♀️ここにアクセスして、Windows、Web、およびMac用のMicrosoftTeamsのすべてのキーボードショートカットのリストを見つけてください。
より良い会議のためのヒント
Microsoft Teamsを使用してチームメートとコラボレーションする以外に、人々がこのアプリを最もよく使用するもう1つのことは、会議を開くことです。そして、あなたは確かにその点でプロになりたいです。
没入型の会議体験のためにTogetherモードを使用する
よくあることですが、会議に参加するのが難しいと感じる場合、オンライン会議は結局のところ、実際の会議と同じではありません。 MicrosoftのTogetherモードは、障壁と仮想壁を打ち破り、共有スペースにいるような気分にさせます。
会議に5人以上参加している場合は、Togetherモードをオンにできます。会議ツールバーに移動し、[その他のオプション]アイコン（3ドットメニュー）をクリックします。次に、メニューから[TogetherMode]を選択して有効にします。
現在、講堂ビューでTogetherモードを使用して、共有の講堂スペースに全員が一緒に座っているように感じることができます。
👉MicrosoftTeamsのTogetherモードと、それを有効にして使用する方法の詳細をご覧ください。
小会議室とグループディスカッションを行う
クラスを教えている場合でも、オフィスの会議を主催している場合でも、グループディスカッションはプロセスの大きな部分を占めます。また、Microsoft Teamsの小会議室を使用すると、参加者をさまざまなグループに簡単に会議に参加させることができます。
これで、MicrosoftTeamsでブレイクアウトルームを手動で作成する必要がなくなりました。 Microsoftは、会議でこの非常に切望されている機能に固有のサポートを追加しました。ミーティング主催者は、参加者をランダムに、または手動で誰がどこに行くかを決定する小会議室（最大50）に分割できます。ブレイクアウトルーム機能は、有料ユーザーと無料ユーザーの両方が利用できます。
小会議室を作成するには、画面上部の会議ツールバーに移動し、[小会議室]アイコンをクリックします。次に、参加者を希望する部屋の数に分割します。
会議メモを使用する
これは非常に過小評価されている機能であり、それに値する注目や評価を得ることができません。 Microsoft Teamsの会議メモは、会議をよりシームレスにすることができます。会議で議論されたすべての重要な詳細をキャプチャする場合でも、議論する必要のある事項の議題を作成する場合でも、会議メモは頼りになる機能である必要があります。
そして最も重要なのは、会議中だけでなく、会議の前後（スケジュールされた会議の場合）にも利用できることです。信頼してください。まだ使用していない場合は、今すぐ使用を開始する必要があります。
MicrosoftTeamsでのミーティングノートの使用に関するすべての詳細を理解するためにホップしてください。🏃♀️
会議で礼拝堂を保存し、代わりに手を挙げてください
仮想会議で礼儀を維持することは非常に困難になる可能性があります。その結果、マイクをミュートに保つことはほとんどどこでも会議のエチケットになりました。しかし、あなたが話す必要があるときはどうですか？マイクのミュートを解除しても、会議は中断されます。
Microsoft Teamsでは、これほど非市民的である必要はありません。何かを話す必要があるときは、代わりに「挙手」ボタンを使用してください。それはあなたがあなたの心に何かを持っていることを話者に示します、そして彼らはあなたにミュートを解除して中断を引き起こさない方法で話すように頼むことができます。話者がたまたまあなたのビデオフィードを見るという保証はありませんが、参加者パネルの「上げられた手」を見るという保証はあるので、実際に手を上げるよりはましです。
会議ツールバーに移動し、[挙手]アイコンをクリックして挙手します。
会議を書き写す
会議全体の文字起こしが必要だったが、それが不可能だと思った場合は、間違いないでしょう。 Microsoft Teamsには、会議の文字起こしをすばやく取得する方法がありますが、デフォルトの言語が英語で、会議で英語が話された場合にのみ機能します。
また、組織のポリシーでは、会議の記録を許可する必要があります。もう1つの問題もあります。文字起こしは、記録した会議でのみ利用できます。これらのトランスクリプトを共有する前に編集することもできます。
音声文字変換を取得するには、MicrosoftStreamにアクセスして録音を表示します。次に、3つのドットのメニューアイコンをクリックし、オプションから[動画の詳細を更新]を選択します。
[ビデオ言語]ドロップダウンメニューから言語を選択します。
次に、[キャプションの自動生成]のチェックボックスをクリックして選択し、[適用]ボタンをクリックして文字起こしを取得します。
予定外のプライベートミーティングを開催する
予定外の会議は、必ずしもチャネル内にある必要はありません。または、会議を非公開にしたい場合は、必ずしも会議をスケジュールする必要はありません。完全に非公開で、チャネル内のすべての人が参加できるわけではない即席の会議を開くことができます。いいえ、1対1の通話やグループチャットからのグループ通話については話していません。これらのプライベートミーティングは、1：1やグループ通話とは異なり、組織外からゲストを迎えることができる他のミーティングとまったく同じです。
ナビゲーションメニューから、[カレンダー]（Microsoft 365ユーザーの場合）または[会議]（Microsoft Teams Freeユーザーの場合）に移動します。
次に、右上隅にある[今すぐ会う]オプションをクリックします。これらの会議はチャネルでは発生せず、チームメンバーは、会議の招待なしに参加することは言うまでもなく、進行中の会議があることを知ることはできません。
より多くのエンゲージメントのためのヒント
Microsoft Teamsは、ワークストリームコラボレーションアプリです。また、チームメイトとのコラボレーションを向上させるには、チームメイトの注意を引く必要があります。これらのヒントを使用して、メッセージやその他のやり取りをより魅力的にし、生産性を全体的に向上させます。
エンゲージメントを高めるために投票を実施する
投票は、より良いエンゲージメントを生み出すための実証済みの方法ですが、Microsoft Teamsで投票を作成する直接的な機能がないことを考えると、多くの人はそれが不可能だと考えています。ええと、Microsoft Teamsの美しさの半分は、MicrosoftTeamsが提供する何百もの統合アプリにあります。
そして、そのような2つの統合されたアプリ–フォームとポリー–は、チャンネルで投票を行うのに役立ちます。唯一の欠点は、会議で投票を実施できないことですが、これらのアプリを使用するようになると、とにかくそれほど重要ではないことがわかります。他のチームメンバーも投票の質問に貢献できる共同投票を行うこともできます。
👉MicrosoftTeamsで投票を作成するための完全なガイドは次のとおりです。
フォーマットオプションを使用してリッチメッセージを作成する
プライベートチャットでもチャンネルコミュニケーションでも、メッセージをフォーマットして、誰もが単純で退屈なメッセージを読むという窮状から救うことができます。すでに世界には十分な数があります。メッセージボックスの下にある[フォーマット]アイコン（ペイントブラシ付きのA）をクリックして、フォーマットオプションを開き、メッセージを斜体、太字、下線などで処理します。
チャネルメッセージで件名を使用する
メッセージは、MicrosoftTeamsで最も重要なコミュニケーション形式の1つです。最近の電話や会議よりも多くの情報がメッセージを通じて共有されています。したがって、適切なメッセージに時間を費やし、重要でないメッセージの海で迷子にならないようにすることが重要です。
件名は、それらに少し熱意を追加し、適切な人の目を引くことを確認するための最も簡単な方法です。チャネルに投稿するメッセージのフォーマットオプションから件名を追加できます。明らかに、個人的なチャットメッセージは実際には件名を必要としないため、件名を追加することはできません。
より良い組織のためのヒント
正気を失うことなく物事を整理しておくことは、時には少し気が遠くなるように思えるかもしれません。そして、私たち全員が物事がより簡単になることを望んでいます。より良い組織はまた、より多くの生産性につながります。これらのヒントを使用すると、組織のスキルを一段と高めて、物事をより適切に処理し、作業中に全員に感動を与えることができます。
チームをドラッグアンドドロップして並べ替える
最初は、すべてのチームが作成された順序で無計画に順序付けられます。チームの長いリストでは、重要なチームにたどり着くのに圧倒される可能性があります。しかし、Microsoft Teamsには、プロがチームを整理して時間を節約するために使用する、ほとんど知られていない事実があります。
チームをドラッグアンドドロップして、好きな順序で配置できます。そのため、最も重要なチームを最上位に配置して、より迅速にアクセスできるようにすることができます。
チャネルを固定し、チームを非表示にする
チームを配置するだけでは不十分な場合があります。重要なチームを一番上に配置したかもしれませんが、新しいチームに追加され続けると、配置全体がオオカミに行き渡ります。まあ、それはこのようである必要はありません。頭痛の種を減らすためにチームを編成する方法は他にもあります。
チャンネルを固定して、常に別のセクションの上部に表示されるようにすることができます。チャンネルの右側にある[その他のオプション]アイコン（3ドットメニュー）に移動してクリックします。次に、メニューから[ピン]を選択します。
不要なチームを非表示にして、チームメニューを整理することもできます。チーム名の右側にある[その他のオプション]アイコンをクリックし、メニューから[非表示]オプションをクリックします。すべての非表示のチームには、チームのナビゲーションメニューの下部からいつでもアクセスできます。
よりスムーズな管理のためのヒント
あなたがチームの責任者であろうと、会議の主催を担当しているだけであろうと、経営陣は首を痛める必要はありません。しかし、ほとんどの場合、そうです。さて、これらのヒントを救済策と考えてください。
会議での役割の割り当て
会議に複数の参加者がいる場合、各参加者ができることを制御できることが最も重要になります。たとえば、会議で全員がコンテンツを提示および共有できるようにする必要はありません。また、ロビーからの人の入場や他の参加者のミュートなど、できることをすべてできる共同ホストにしたい場合もあります。
これで、MicrosoftTeams会議のメンバーに役割を割り当てることができます。人々はプレゼンターまたは出席者のいずれかになります。プレゼンターは完全に制御でき、出席者はアクセスが制限されます。
会議の前（スケジュールされた会議の場合）または会議中に、会議の役割を割り当てることができます。会議中に役割を割り当てるには、参加者パネルに移動し、参加者の名前の右側にある[その他のオプション]アイコンをクリックして、3つのドットのメニューにアクセスします。次に、それに応じて[プレゼンターを作成]または[出席者を作成]オプションをクリックします。
時間を節約し、メンバーをまとめて追加する
チームを作成しているときに、人をまとめて追加するオプションがあることを何回望んでいましたか？出発点として使用するために、Officeグループや以前のチームを持たない10人以上のチームを作成しなければならなかった人は、それがどのような頭痛の種になるかを知っています。
Microsoft Teams Webアプリを使用している場合は、この問題をスキップして、メンバーをまとめて追加できます。唯一の落とし穴は、Chrome拡張機能を使用する必要があることです。この拡張機能を使用すると、2列のディスプレイでチームを表示できるという追加のボーナスも得られます。したがって、スクロールを減らしながら、より多くのチームを表示できます。
👉「洗練されたMicrosoftTeams」Chrome拡張機能を使用してメンバーを一括で追加する方法を学びます。
全体的に良い体験のためのヒント
これらのいくつかのヒントは分類に反する可能性がありますが、それでも、Microsoft Teamsでのエクスペリエンスを無限に向上させるには、生活の中でそれらが必要です。
あなたのステータスを無視しないでください
Microsoft Teamsのステータスは、自由に使える強力なツールになります。あなたのステータスがあなたの本当の可用性の状態を反映しているので、同じ物理的空間で働いていないことから生じる可能性のある多くの誤解を避けることができます。したがって、常にそれを使用して、チームの他のメンバーに、あなたが空いているか、離れているか、忙しいか、または電話中であるかを知らせて、彼らがあなたに連絡しているときに何を期待できるかを知ることができるようにします。
「ユーザープレゼンス」と「カスタム」の両方のステータスを使用して、このツールを最大限に活用できます。ほとんどの場合、Microsoft Teamsは状態（多くの人に問題を引き起こすことが知られています）に基づいてステータスを自動的に構成しますが、自分でステータスを設定することもできます。タスクバーのプロフィール写真に移動し、メニューからステータスを選択して設定します。
ヒント： 昼食に出かけるときでも、休暇に行くときでも、カスタマイズした期間、ステータスを「不在」に設定することもできます。 MicrosoftTeamsでは利用できないこの新しいステータスオプションを設定する方法を学びましょう。👆
ステータスが引き起こす可能性のある問題を回避する
Microsoft Teamsはステータスを自動的に変更しますが、通常はそれは良いことです。しかし、職場でのマイクロマネジメントに苦しむ多くの人々にとって、チームが非アクティブ状態から5分以内にステータスを「利用可能」から「アウェイ」に自動的に変更すると、それは厄介なことになります。
上司が一生懸命働くのではなく、ほとんど働いていないと思ってしまう状況を避けたい場合は、Mouse Jigglerアプリを使用して、ステータスを逆に保ち、問題を回避します。
緊急メッセージを送信する
受信者にあなたのメッセージが表示されるようにしたいですか？緊急としてマークすると、2分ごとに20分間連続して通知されます。これは10件の通知であり、見逃すことはありません。さて、それが少し多すぎるように思えても、メッセージが標準のメッセージよりも重要である場合は、それを単に重要としてマークすることができます。受信者には永続的に通知されることはありませんが、メッセージが重要であることはわかります。
パーソナルチャットのメッセージボックスの下にある[感嘆符]をクリックし、メッセージを送信する前にオプションから優先度を選択します。
よりパーソナライズされたエクスペリエンスのために通知をカスタマイズします
既定では、Microsoft Teamsは、すべての新しいメッセージ、リアクション、およびメンションの通知を配信します。ただし、Teamsは広範なカスタマイズオプションを提供しているため、通知を受け取りたいものについてのみ通知を受け取ることができます。
設定を開き、左側のナビゲーションメニューから[通知]に移動します。
ここでは、チームとチャネル、チャット、会議、人など、ほぼすべてのニーズに合わせて通知を変更できます。
オールナイトを引くときにダークモードを使用する
これで一晩中引っ張るだけの場合でも、深夜に定期的に仕事をする必要がある場合でも、目や睡眠パターンに影響を与えないようにしてください。 Microsoft Teamsのダークモードを使用して、夜間のラップトップのまばゆいばかりの光から目を離します。
Microsoft Teamsデスクトップアプリから設定に移動し、テーマを「デフォルト」から「ダーク」に変更します。
Microsoft Teamsには、ときどき圧倒される可能性があることを発見するための多くのことがあります。これらのヒントは、一度に1つずつ物事を処理するのに役立ち、物事をより適切に処理できるようになります。すぐに、迷路の中で迷子になることなく、MicrosoftTeamsの方法に習熟することができます。