重要な会議をスケジュールして、スケジュールを常に把握する
以前はGoogleHangoutMeetと呼ばれていたGoogleMeetは、G-SuiteでGoogleが提供するビデオ会議サービスです。これは、特にこれらの困難な時期に、多くの組織や教育機関に選ばれるアプリになりました。
Google Meetを使用すると、いつでもインスタント会議を開催できます。しかし、誰もが事前の通知なしに瞬く間に会議に出席できるわけではありません。より良いオプションは、事前に会議をスケジュールすることです。そうすれば、誰もが頭を上げて、それに応じてスケジュールを整理できます。
GoogleMeetを事前にスケジュールする方法
事前に会議をスケジュールするには、まずmeet.google.comを開き、Googleアカウントでログインします。次に、Google Meetのホームページで、[Googleカレンダーからビデオ会議をスケジュールする]オプションをクリックします。
Googleカレンダーのイベントページがブラウザの新しいタブ/ウィンドウで開きます。ここで、Google Meetにタイトルを付けてから、[ゲストを追加]フィールドボックスをクリックして、会議に招待する人のメールIDを入力します。
招待したいゲストのカレンダーが利用できる場合は、[ゲストの空き状況を確認]をクリックして空席状況を確認し、必要に応じて会議のスケジュールを変更できます。
会議の詳細をすべて入力したら、[保存]ボタンをクリックします。
Googleカレンダーのゲストに招待メールを送信するかどうかを尋ねるダイアログボックスが表示されます。 [送信]をクリックします。
組織から提供されたG-Suiteアカウントを使用していて、組織外の誰かのメールアドレスを追加した場合は、「次のゲストは組織外から来ました」という通知を表示する追加のダイアログボックスが表示されます。 [外部ゲストを招待]をクリックして、招待を確認します。誤って追加した場合は、[編集を続行]をクリックして招待状を編集し、メールを削除してください。
会議はGoogleMeetでスケジュールされ、ゲストには招待メールIDが送信されます。イベントに出欠確認して、カレンダーに追加できます。 Googleユーザーの場合、会議に出欠確認を行うと、会議はGoogleMeetアカウントにも表示されます。
Googleカレンダーから直接GoogleMeetをスケジュールする方法
Googleカレンダーから直接GoogleMeetをスケジュールすることもできます。開始するには、ブラウザでcalendar.google.comを開き、Googleアカウントでログインします。次に、画面の左上隅にある[作成]ボタンをクリックします。
[イベントの作成]ダイアログボックスが開きます。タイトル、会議の日時、時間など、会議に関する詳細を追加します。その後、[GoogleMeetビデオ会議を追加]ボタンをクリックします。
GoogleMeetのリンクが生成されます。次に、[ゲストを追加]に移動して、会議に招待する人のメールIDを入力します。
残りのプロセスは、上記で説明したものと同じままです。設定が完了したら、[イベントの追加]ダイアログボックスの右下隅にある[保存]ボタンをクリックします。
GoogleMeetとの会議のスケジュールはとても簡単です。 Googleカレンダーに追加するだけで、スケジュールを設定できます。イベントのスケジュールを設定しながらゲストを直接会議に招待することもできます。ゲストはイベントをカレンダーに追加したり、RSVPを追加したりできるため、誰が会議に参加するかがわかります。