すべてのメンバーが参加できるように重要な会議をスケジュールします
Microsoft Teamsのようなコラボレーションプラットフォームは、リモートワークゲームを完全に変えました。多くの組織は、これらのプラットフォームが提供するすばらしい機能のために、同僚間のコミュニケーションのために電子メールからMicrosoftTeamsのようなアプリに移行しています。
Microsoft Teamsが世界中のユーザーに提供しているそのような機能の1つは、プラットフォーム上でスケジュールされた会議を開催する機能です。アドホック会議に加えて、ユーザーは会議をスケジュールすることもできます。以前は、Microsoft 365Businessサブスクライバーのみがスケジュールされたプライベート会議またはチャネル会議を開催できました。しかし現在、MicrosoftはMicrosoft TeamsFreeユーザー向けのオプションも追加しています。また、組織のメンバーや部外者（Microsoft Teams会議の世界では一般にゲストと呼ばれます）とのチームでの会議のスケジュール設定は、可能な限り簡単です。
MicrosoftTeamsの無料ユーザーの場合の会議のスケジュール方法
Microsoft Teamsデスクトップアプリを開くか、teams.microsoft.comにアクセスします。左側のナビゲーションバーから[会議]オプションを選択します。
ノート： 「会議」オプションがない場合は、新しいオプションの展開が始まったばかりなので、MicrosoftTeamsデスクトップアプリを更新してみてください。それでも最新バージョンに更新してもオプションが表示されない場合は、機能がロールアウトされるのを待つだけです。
[会議]タブが開きます。 「今すぐ会議」と「会議のスケジュール」の2つのオプションが表示されます。 [会議のスケジュール]をクリックして、スケジューラウィンドウを開きます。
会議にタイトルを付け、会議期間の日時を指定します。次に、[スケジュール]ボタンをクリックします。
チームは会議をスケジュールします。招待状を共有するためのいくつかのオプションが画面に表示されます。会議情報をコピーしてメールやメッセージングアプリでリンクを送信することで共有できます。また、イベントを作成してGoogleカレンダーまたはOutlookカレンダーを使用して招待状を送信することもできます。ご希望のオプションを選択してください。
重要な注意点： 少なくとも会議情報をコピーせずに、この手順をスキップしないでください。このウィンドウを閉じると、その情報に再びアクセスすることはできなくなります。また、現在のようにカレンダーイベントを作成しないことを選択した場合は、会議リンクを手元に置いておく必要があります。MicrosoftTeamsには、無料ユーザーがスケジュールされた会議を追跡するためのカレンダーが組み込まれていません。つまり、この手順をスキップすると、会議に参加したり、スケジュールしたばかりの会議に他の人を招待したりすることはできません。
現在、無料のユーザーは、スケジュールされた会議を非公開でのみ開催でき、チャネルでは開催できません。したがって、会議の招待リンクを持っている人だけが会議に参加できます。
Microsoft365ビジネスユーザーの場合の会議のスケジュール方法
Microsoft 365 Businessサブスクライバーは、Microsoft Teamsアプリから会議をスケジュールするか、Outlookを使用してTeamsで会議をスケジュールすることもできます。
MicrosoftTeamsからの会議をスケジュールする
Microsoft Teamsデスクトップアプリを開くか、teams.microsoft.comにアクセスして、Microsoftアカウントでサインインします。次に、左側のナビゲーションバーから[カレンダー]オプションを選択します。
カレンダーで、[新しい会議]ボタンをクリックして会議をスケジュールします。
新しい会議を作成するための画面が開きます。会議のタイトルを追加し、[必要な出席者を追加]ボックスに出席者の名前を入力して、人々を招待します。
組織外の誰かに会議への参加を希望する場合は、ボックスにその人の電子メールアドレスを入力して、会議への招待リンクを送信します。
すべての参加者を追加したら、会議の時間を設定します。また、「スケジュールアシスタント」を使用して、全員のカレンダーから空き時間を見つけて、全員に適した会議の時間を設定することもできます。
Microsoft Teamsでは、特定のスケジュールで会議を繰り返すこともできます。ドロップダウンメニューから適切なオプションを選択します。会議を繰り返したくない場合は、設定を「繰り返しません」のままにします。
次は、会議のプライバシー設定を決定する「チャンネルの追加」の設定です。会議を非公開にするには、空のままにします。チームメンバーに会議を開くには、チャネルを選択します。会議用に複数のチャネルを選択することもできます。
会議は、[投稿]タブで選択したチャネルに投稿されます。このチャネルでは、チームメンバーが議事録を設定したり、ファイルを共有したり、コメントを追加したりできます。
[送信]または[保存]ボタン（リストに参加者がいるかどうかに基づいて表示される方）をクリックして、会議をスケジュールします。
Outlookからチーム会議をスケジュールする
ユーザーは、MicrosoftOutlookからチーム会議をスケジュールすることもできます。 Outlookアプリケーションを開き、カレンダービューに切り替えます。左のナビゲーションペインの下部にある[カレンダー]アイコンをクリックして切り替えます。
既定では、MicrosoftTeamsにはOutlookアドインがあります。 Outlookのカレンダービューで[新しいチーム会議]をクリックします。
会議をスケジュールするための画面が開きます。会議名を設定し、会議の招待状を送信する出席者を追加し、会議の時間を設定し、[送信]ボタンをクリックして会議の招待状を送信します。
ノート： 現在、ユーザーはOutlookから会議をスケジュールできますが、どのチャネルにも会議を含めることはできません。
MicrosoftTeamsで会議を開くのはとても便利です。ユーザーは、Microsoft Teamsから、またはOutlookアプリケーションを使用して会議をスケジュールできます。 Microsoft 365 Businessサブスクリプションを持つTeamsユーザーは、スケジュールアシスタントを使用して、ユーザーが全員に適した会議の時間を見つけることもできます。
Microsoft Teams Freeユーザーのスケジューラーは現時点では非常に基本的ですが、これは新しく実装された機能であるため、今後数か月以内に重要な更新が行われる可能性があります。組織に属していない人に招待リンクを送信して、「ゲスト」として会議に参加できるようにすることもできます。