セル範囲内のアイテムのリストを使用するか、アイテムを手動で入力することにより、Googleスプレッドシートにドロップダウンリストを作成できます。
ドロップダウンリスト（ドロップダウンメニューまたはプルダウンメニューとも呼ばれます）は、リストボックスに似たメニューであり、ユーザーは事前定義されたオプションのリストからオプションを選択できます。ドロップダウンリストにより、ユーザーは特定のリストで使用可能な値のみをセルに入力できます。
Googleスプレッドシートで共同編集する場合、他のユーザーが列に繰り返し値を入力できるようにしたい場合があります。不正確さやタイプミスを回避し、データ入力を固定するために、ドロップダウンリストを追加して、ユーザーが指定された値のみを入力できるようにすることができます。
たとえば、チームに実行させたいタスクのリストを作成しているとします。また、チームで各タスクのステータスを「完了」、「保留中」、「優先度」、「スキップ済み」、「タスク進行中」として更新する必要があります。これを行うには、ユーザーがデータを手動で入力する代わりに選択できるタスクステータスのリストを含むドロップダウンメニューを作成できます。
このチュートリアルでは、Googleスプレッドシートでのドロップダウンリストの作成と管理に関するすべてについて説明します。
Googleスプレッドシートでのドロップダウンリストの作成
ドロップダウンは、ユーザーがワークシートに入力できる内容を制御できるようにするデータ検証機能です。 Googleスプレッドシートのデータ検証ダイアログを使用して、ドロップダウンをすばやく作成できます。
Googleスプレッドシートにドロップダウンメニューを追加する方法は2つあります。セル範囲の値を使用してドロップダウンリストを作成するか、リストの項目を手動で指定することができます。
Googleスプレッドシートのセルの範囲を使用してドロップダウンメニューを作成する
セルの範囲に含まれるアイテムのリストを使用して、Googleスプレッドシートでドロップダウンリストを作成できます。
まず、Googleスプレッドシートを開き、ドロップダウンリストに含めるセルの範囲にアイテムのリストを入力します。ここで、このスプレッドシートの例には、支店としての都市名のリストがあります。
次に、ドロップダウンリストを作成するセルまたはセルの範囲を選択します。同じワークシートまたは別のワークシートに配置できます。
次に、スプレッドシートの上部にある[データ]メニューをクリックし、ドロップダウンで[データ検証]オプションを選択します。
または、セルを選択した後で右クリックして、コンテキストメニューの下部にある[データ検証]を選択します。
データ検証ダイアログボックスがポップアップ表示されます。ここでは、さまざまな設定でドロップダウンリストを定義およびカスタマイズできます。
セル範囲
最初のフィールド「セル範囲」は、ドロップダウンリストが作成される場所を指定します。この範囲はすでに選択されているため、自動的に入力されます。
これを変更するには、[セル範囲]フィールドの[テーブルアイコン]をクリックして、ドロップダウンリストを挿入するセルの範囲を選択します。
基準
次に、[基準]セクションのドロップダウンにオプションのリストがあり、最初の2つのオプションのみが必要です。他のオプションを使用してドロップダウンメニューを作成することはできません。
ドロップダウンをクリックし、[範囲からリスト]オプションを選択して、条件として範囲を追加します。
その横のフィールドに、ドロップダウンリストに含めるすべての値を含むセルの参照/範囲を入力します。手動で範囲を入力する代わりに、[データ範囲の選択]アイコン（テーブルアイコン）をクリックするだけです。
[データ範囲の選択]という名前の別のポップアップが表示されます。ここで、アイテムのリストを含むセル/範囲を選択するだけで、場所が[データ範囲の選択]ダイアログボックスに自動的に追加されます。次に、[OK]をクリックします。別のシートから範囲を選択すると、シート名もリストの場所に含まれます。
上記の例では、シート3のA2：A13のアイテムのリストとドロップダウンが、シート4のC2：C17に作成されています。
セルにドロップダウンリストを表示する
[セルにドロップダウンリストを表示する]チェックボックスが有効になっていることを確認します。このオプションをオフのままにした場合でも、セルをダブルクリックしてリストから項目を入力できますが、セルにドロップダウンアイコンは表示されません。
無効なデータについて
リストにないもの（無効なデータ）を誰かが入力したときに何が起こるかを選択することもできます。 [無効なデータについて]設定では、[警告を表示]または[入力を拒否]ラジオボタンのいずれかを選択できます。 [警告を表示]オプションはユーザーの入力を受け入れますが、[入力を拒否]オプションがエントリを完全に拒否する間は警告が表示されます。
外観
[外観]オプションを使用すると、ドロップダウンリストの使用方法や、セルで受け入れられる値の種類に関するヒントをユーザーに提供できます。
このオプションを有効にするには、[検証ヘルプテキストを表示する]チェックボックスをオンにすると、そのすぐ下にテキストボックスが表示されます。表示する指示をテキストボックスに入力します。
設定が完了したら、[保存]ボタンをクリックして変更を適用します。
Googleスプレッドシートでのドロップダウンの仕組み
これで、セルC2：C17にドロップダウンリストが作成され、ドロップダウンアイコンをクリックすると、アイテムのリストが表示されます。
これで、ユーザーがリストにない値を入力すると、そのセルは無効なデータとしてマークされます。セルC6の左上隅にマーカーがあります。これは、[データ検証]ダイアログの[無効なデータについて]設定で[警告を表示]オプションを選択したためです。
また、マーカーにカーソルを合わせると、警告メッセージが表示されます。
これは、Googleスプレッドシートで動的なドロップダウンリストを作成する方法です。
Googleスプレッドシートにアイテムを手動で入力して、ドロップダウンメニューを作成します
静的なドロップダウンリストを作成する必要があり、スプレッドシートのセル範囲にアイテムのリストがない場合は、データ検証ダイアログボックスでアイテムを手動で指定できます。
これは、「はい」と「いいえ」、「承認と拒否」、「在庫あり」と「売り切れ」などの項目を含む単純なドロップダウンリストを作成する場合にのみ役立つ可能性があります。これを行う方法は次のとおりです。
ドロップダウンリストを追加するセルまたはセルのグループを選択します。
メニューの[データ]タブをクリックし、[データ検証]オプションを選択します。
[データ検証]ポップアップボックスで、[セル範囲]フィールドで適切なセルまたは範囲が選択されていることを確認します。
今回は、[基準]ドロップダウンで、[アイテムのリスト]を選択する必要があります。
その横のフィールドに、ドロップダウンリストに必要な項目を手動で入力し、各項目をスペースを入れずにコンマで区切ってください。この例では、性別を表示したいので、「男性、女性、指定なし」と入力します。
アイテムの名前の中にスペースを追加できますが、アイテムの間にスペースを追加することはできません。アイテムには、テキスト、日付、数値、数式、およびチェックボックスを使用できます。
[セルにドロップダウンリストを表示する]オプションがオンになっていることを確認します。これは静的リストであり、セルに他の入力を必要としないため、[入力を拒否]オプションを選択しました。
変更を加えたら、[保存]をクリックして適用します。
これで、選択した範囲の各セルに静的ドロップダウンが作成されます。ドロップダウンアイコンをクリックするか、セルをダブルクリックするか、セルの[Enter]キーを押してアイテムを選択します。
ユーザーがリストにない値を入力すると、データ検証は入力を拒否し、エラーメッセージを表示します。これは、データ検証で[無効なデータについて]に[入力を拒否]オプションを選択したためです。
このエラーは、特定のセルに無効なデータを入力したため、指定された値の1つを入力する必要があることをユーザーに通知します。
Googleスプレッドシートでドロップダウンリストを編集する
新しいアイテムを追加したり、アイテムを変更したり、作成済みのドロップダウンリストからアイテムを削除したりする場合があります。既存のドロップダウンリストに新しいアイテムのリストを提供することもできます。
ドロップダウンリストに使用したアイテムのリストを含むセルの範囲またはセルのあるシートに移動します。これらのセルの内容に必要な変更を加えます。新しいアイテムを追加したり、既存のアイテムを編集したり、これらのセルからアイテムを削除したりできます。
これは、以前にドロップダウンを作成するために使用した元のリストです。
ここで、リストにいくつかの変更を加えました。新しいアイテムStockholmを追加し、Viennaを削除し、NewYorkをNewJerseyに変更しました。
[データ検証]ダイアログボックスで手動で入力した項目を編集することもできます。
アイテムのリストを編集すると、ドロップダウンリストが自動的に更新されます。ただし、元のドロップダウンを使用して以前に入力したエントリの一部は、無効としてマークされます。これらの値はリストで編集されているため、無効としてマークされています。
これで、ドロップダウンをクリックすると、新しく更新されたドロップダウンリストが表示されます。
ノート： リスト内のアイテムを追加または削除する場合は、データ検証基準の範囲選択を変更して、ドロップダウンリストにすべてのアイテムが正しく表示されるようにしてください。
Googleスプレッドシートのドロップダウンリストをコピーする
複数のシートに同じドロップダウンリストを作成する代わりに、ドロップダウンリストを1つのセルから1つまたは複数のシートの複数のセルにすばやくコピーできます。
単純なコピーアンドペースト方法を使用して、ドロップダウンリストをすばやくコピーできます。
これを行うには、ドロップダウンリストでセルを選択し、右クリックして[コピー]を選択するか、[Ctrl + C]を押します。次に、ドロップダウンリストを挿入するセルまたはセルの範囲を選択し、右クリックして[貼り付け]を選択するか、[Ctrl + V]を押してドロップダウンを貼り付けます。
ただし、このメソッドは、セルの書式（色、スタイル、境界線など）とドロップダウンリストのエントリもコピーします。
これを回避するには、貼り付けの特殊機能を使用する必要があります。これがあなたのやり方です。
まず、ドロップダウンリストを使用してセルを選択してコピーします（Ctrl + C）。次に、ドロップダウンリストをコピーするセル/範囲を選択します。選択したセルを右クリックし、[形式を選択して貼り付け]オプションを展開して、[データの検証のみを貼り付け]オプションを選択します。
これにより、ドロップダウンリストが目的の場所にコピーされます。
ドロップダウンリストを削除する Googleスプレッドシートで
ドロップダウンメニューが不要になり、削除したい場合は、マウスを数回クリックするだけで簡単に削除できます。
ドロップダウンリストを削除するには、ドロップダウンリストを削除する1つまたは複数のセルを選択します。次に、[データ]メニューをクリックし、[データ検証]を選択します。
次に、[データ検証]ダイアログウィンドウの下部にある[検証の削除]ボタンをクリックして、[保存]をクリックします。
それでおしまい。ドロップダウンリストが削除されます。ただし、これらのドロップダウンリストを使用して入力したデータが残ります。
