Microsoft Teamsのライブトランスクリプション機能を使用して、会議で自動メモを取ります。
Microsoft Teamsは、WorkstreamCollaborationアプリの大群でかなり先を行っていました。しかし最近では、時代の変化に対応するために、その限界をさらに押し広げています。私たちの働き方と激しい競争を取り巻く方程式全体の劇的な変化のおかげで、MicrosoftTeamsは一貫してAゲームをもたらしてきました。
Teamsが提供する機能の最新の追加は、Live MeetingTranscriptionsです。ライブの文字起こしは会議中に利用でき、これらの文字起こしを生成するために会議を記録する必要はありません。
書き起こしは、会議体験を大幅に向上させることができます。会議メモを自動化することで、会議の生産性を高めるだけではありません。手動でメモを取る必要はありませんが、大きなプラスです。また、聴覚障害者や難聴者、騒がしい場所、または言語能力のレベルが異なる参加者のために、会議をより包括的にします。
音声文字変換はライブキャプションとどのように異なりますか？
Microsoft Teamsには、かなり前からライブキャプション機能があります。では、会議の記録の何がそんなに特別なのですか？最大の違いは可用性です。
議事録は会議後に入手できます。そして、それらをダウンロードして誰とでも共有することができます。そのため、これらを「自動会議メモ」と呼びました。ただし、Teamsはキャプションを保存しません。
また、キャプションを有効にすると、キャプションは自分だけに表示されますが、ユーザーは非表示にすることを選択できますが、文字起こしはすべての人に表示されます。
転記を有効にする主な理由が会議をより包括的でアクセスしやすいものにすることである場合は、転記またはキャプションのいずれかを使用できます。しかし、会議全体の記録を残すには、文字起こしが最適です。
Misrosoftチームで文字起こしを使用するための前提条件
MicrosoftTeamsでの文字起こしの使用に付随する文字列がいくつかあります。まず、スケジュールされた会議でのみ使用でき、チャネル会議や「今すぐ会う」会議では使用できません。したがって、議事が即席の会議やチャンネル会議での包括性と理解しやすさである場合は、ライブキャプションに行くことができます。
また、この機能は、話されている言語がアメリカ英語の場合にのみ使用できます。さらに、デスクトップアプリからのみ使用でき、特定のライセンスでのみ使用できます。これは基本的に、Microsoft Teamsの無料ユーザーと、除外されたライセンスタイプがこの機能にアクセスできないことを意味します。
次のライセンスを持つ組織は、チーム内の文字起こしにアクセスできます：Office 365 E1、Office 365 A1、Office 365 / Microsoft 365 A3、Office 365 / Microsoft 365 A5、Microsoft 365 F1、Office 365 / Microsoft 365 F3、Microsoft 365 Business Basic、 Microsoft 365 Business Standard、Microsoft 365 Business PremiumSKU。
GCC、GCC-High、およびDoDユーザーは、この機能を使用する資格がありません。
IT管理者は、組織で文字起こしも有効にする必要があります。音声文字変換のオプションが見つからない場合は、管理者に連絡する必要があります。
組織の文字起こしを有効にする
組織のIT管理者である場合は、Teams管理センターにアクセスしてください。
組織のIT管理者は、グローバルポリシーに含めることで全員の転記を有効にしたり、ユーザーごとに異なるポリシーを設定して人を選択したりできます。
左側のナビゲーションパネルで、[会議]のオプションをクリックします。
その下で拡張されるオプションはほとんどありません。これらから「会議ポリシー」を選択します。
組織全体でこのオプションを有効にするには、オプションまたは[グローバル（組織全体のデフォルト）]をクリックします。
[オーディオとビデオ]セクションまで下にスクロールします。次に、[文字起こしを許可する]オプションがオンになっていることを確認します。
選択的に有効にするには、2つのオプションがあります。組織全体でオンにしてから、文字起こしのオプションが有効になっていないカスタムポリシーを作成し、その機能にアクセスしたくないユーザーにポリシーを割り当てることができます。または、オプションがグローバルに有効になっておらず、カスタムポリシーでのみ有効になっていて、機能にアクセスできるようにするユーザーにオプションを割り当てることができる、まったく逆の方向に進むこともできます。
新しい会議ポリシーを作成するには、[会議ポリシー]ページに移動し、[追加]ボタンをクリックします。
ポリシーに名前を付けて、必要に応じて構成します。 [保存]ボタンをクリックします。
ポリシーをユーザーに割り当てるには、ポリシーを選択して[ユーザーの管理]ボタンをクリックします。
右側にパネルが表示されます。ポリシーを割り当てるユーザーを検索し、[適用]ボタンをクリックします。
組織内の任意のユーザーグループにポリシーを割り当てることもできます。
会議での文字起こし機能の使用
会議でこの機能を使用すると、公園を散歩できます。ただし、転記できるのはスケジュールされた会議のみであることを忘れないでください。カレンダーイベントからスケジュールされた会議を開始または参加します。
会議の主催者と同じテナントの人が文字起こしを開始できます。ゲスト、別のテナントのユーザー、および匿名ユーザー（文字起こしで識別されたくないユーザー）は、会議で文字起こしを開始できません。
書き起こしを開始するには、会議ツールバーから[その他のアクション]に移動します。
次に、オプションから[文字起こしを開始]を選択します。
音声文字変換が開始されたという通知が表示されます。文字起こしが行われていることを全員に知らせる必要があります。ただし、他の参加者にも、会議が転記されているという通知が表示されます。それでも、電話から参加した参加者への礼儀として、すべての人に通知する必要があります。
音声文字変換パネルが右側に表示されます。音声文字変換には、参加者のユーザー名とプロフィールアイコン、およびタイムスタンプも含まれます。
会議のすべての参加者は、いつでもトランスクリプトパネルを表示または非表示にできます。パネルの[閉じる]ボタンをクリックして非表示にします。
[その他のアクション]メニューに移動して、そこから[トランスクリプトを非表示]を選択することもできます。
パネルを表示するには、[その他のアクション]メニューから[トランスクリプトを表示]を選択します。
会議の主催者とプレゼンターは、会議中の任意の時点で文字起こしを停止して再開できます。音声文字変換を停止するには、[その他の操作]メニューに移動し、[音声文字変換を停止]を選択します。
あなたが文字起こしをやめたという通知が誰にでも届きます。全員が会議を離れると、文字起こしは自動的に停止します。
トランスクリプションのダウンロードと共有
会議の記録は、カレンダーイベントでの会議後に自動的にダウンロードできます。左側のナビゲーションパネルから[カレンダー]に移動します。
次に、スケジュールされた会議のイベントを開きます。
会議ページの上部には、[録音とトランスクリプト]という追加のタブがあります。
音声文字変換全体をそこで表示できます。ダウンロードするには、ダウンロードボタンをクリックしてください。
トランスクリプトは、.vttファイル（トランスクリプトの一般的な形式）または.docxファイル（Wordドキュメント）のいずれかとしてダウンロードできます。
トランスクリプトは、会議の主催者が削除するまで、参加者のアカウントからダウンロードできます。
モバイル参加者は、モバイルアプリで文字起こしを見ることができません。モバイル参加者がアクセスできるようにするには、ファイルをダウンロードしてチャットにアップロードします。ミーティングチャットに移動し、[添付]ボタンをクリックしてファイルをアップロードします。
モバイル参加者は、チャットでファイルを見つけることができます。
トランスクリプションであなたのアイデンティティを隠す
チームは話している人を識別でき、会議の記録にはユーザー名と人の名前が自動的に含まれます。トランスクリプションで匿名のままにしたい場合は、身元を隠すことができます。しかし、あなたは会議の前にそうしなければなりません。
タイトルバーのプロフィールアイコンの横にある[設定とその他]アイコン（3ドットメニュー）をクリックします。次に、メニューから[設定]を選択します。
設定が開きます。左側のナビゲーションメニューから、[キャプションとトランスクリプト]に移動します。
次に、[キャプションとトランスクリプトで私を自動的に識別する]の切り替えをオフにします。
トランスクリプションは優れた機能であり、MicrosoftTeamsは確かにそれらを使いやすくしています。したがって、次に会議のメモを取りたいとき、または会議のコンテンツに誰もがアクセスできるようにしたいときは、会議全体を書き写すことができます。