会議に待合室を設けて、安全で迷惑をかけないようにします。
待合室は、仮想会議エコシステムで非常に切望されている機能です。不要な人が会議全体をドロップして混乱させるなどのセキュリティ上の問題から会議を保護します。それがどれほど悲惨なものであるかは、今年初めにズーム爆撃の形で完全に明らかになりました。
それ以来、すべての会議の主催者は、専門家の会議やクラスを主催するかどうかにかかわらず、待合室の重要性を認識しています。
待合室とは？
仮想会議エコシステムの待合室は、一種のバッファーです。すべての会議参加者は、会議室に入る前にそれを通過します。会議の主催者は、誰が会議に参加できるかを完全に制御できます。このように、招待されていないゲストは会議に参加することはできません。ご覧のとおり、これらは非常に機能的であり、会議を保護するために必要です。
Webexで待合室を使用する方法
Webexユーザーは、参加者が会議に参加する前に待つことができる、会議の待合室またはロビーを永遠に求めてきました。以前は、個人用会議室に待合室を設けることはできましたが、スケジュールされた会議にはできませんでした。しかし、WebexMeetingバージョン40.9はそれを変更しました。
パーソナルミーティングルームでの待合室の使用方法
すべてのWebexユーザーは、カスタマイズ可能なリンクがあり、期限切れになることのないWebexの個人用会議室を持っています。それはあなただけに固有であり、いつでも利用できます。使用するために事前に予約する必要はありません。 Webexでのすべての即席の会議は、この個人用会議室で行われます。
現在、デフォルトでは、パーソナルルームでの会議にも待合室はありません。ただし、設定を構成して設定することはできます。 Webexには、会議をロックするオプションがあります。会議がロックされると、会議に参加しようとする参加者は代わりにロビーに入ります。その後、ホストは必要に応じてそれらを入れることができます。
パーソナルルームミーティングをロックするには、ミーティングツールバーに移動し、[その他のオプション]（3ドットメニュー）アイコンをクリックします。
次に、メニューから[会議のロック]オプションの切り替えをオンにします。
会議をロックした後に参加する参加者は、ロビーで待つ必要があります。ロビーで待機している参加者がいるという通知が画面に表示されます。それをクリックしてリストを表示します。
すべてを選択してワンクリックですべてを承認することも、参加させたい参加者のみを承認することもできます。参加者を選択して、[承認]ボタンをクリックします。
これで、ロックするすべてのパーソナルルーム会議に対してこれを行う必要があります。しかし、あなたが即席で会議の最初の人になることを考えると、それはそれほど問題ではありません。このソリューションは、すべての会議で待合室が必要ない場合に最適です。
ただし、すべての会議でデフォルトで待合室機能が必要な場合は、別の方法があります。 この小さな設定を構成すると、すべてのパーソナルルームミーティングが開始されるとすぐに自動的にロックされます。
webex.comにアクセスして、Webexミーティングスペースにログインします。左側のナビゲーションメニューから、[設定]をクリックします。
次に、「マイパーソナルルーム」に移動します。
個人の部屋の設定が開きます。 [自動ロック]設定まで下にスクロールします。次に、その横にあるチェックボックスをクリックして選択します。
これを選択すると、時間のドロップダウンメニューをクリックできるようになります。それをクリックして、オプションから「0」を選択します。
次に、[保存]ボタンをクリックします。
これで、すべての個人用会議室にデフォルトで待合室ができます。
ノート： ロックされた会議でロビーからの参加者を受け入れるには、Webex Meetingsデスクトップアプリ、Webex Teamsデスクトップアプリ、またはCiscoWebexクラウド登録済みルームまたはデスクデバイスを使用する必要があります。そうしないと、会議のロックを解除せずに人を受け入れることができなくなります。
予定された会議で待合室を使用する方法
スケジュールされた会議では、待合室を持つことが特に重要です。他の参加者がホストの前に到着する場合は、ホストが参加できる待合室にいる必要があります。
ただし、以前は、Webexでスケジュールされた会議でこの待合室機能を使用することはできませんでした。主催者の前に到着した参加者は、会議がロックされていると、会議にまったく参加できませんでした。主催者が到着した後、彼らはリフレッシュして会議に再び参加しようとしなければなりませんでした。ご想像のとおり、それはまったく直感的ではありません。参加者は、主催者が会議に到着したことをどのようにして知ることができますか？
ただし、Webex 40.9以降では、スケジュールされた会議でゲストの待合室を設けることができます。ゲストとは、Webexアカウントにサインインしていないユーザー、またはサイトにWebexアカウントを持っていない外部ユーザーのことです。そのため、主催者の前に到着したゲストは、会議室で待つ必要があります。ただし、ホストの前に到着した組織のメンバーは、直接参加できます。
webex.comにアクセスして、ミーティングスペースにログインします。次に、左側のナビゲーションメニューから[会議]に移動します。
[スケジュール]ボタンをクリックして、新しい会議をスケジュールします。
または、以前にスケジュールした会議を新しい設定で編集することもできます。会議を開き、[編集]ボタンをクリックします。
次に、会議をスケジュールした後、下にスクロールして[詳細オプションを表示]をクリックします。
その下にいくつかのオプションが拡張されます。 [スケジュールオプション]をクリックします。
[スケジュールオプション]で、[ロック解除された会議]に移動します。このオプションのデフォルト設定は、「ゲストは会議に参加できます」に設定されています。 [ゲストは、ホストが許可するまでロビーで待機します]のラジオボタンをクリックして選択します。
これで、個人用会議室の設定と同様に、[自動ロック]のオプションが表示されます。パーソナルミーティングルームのように、なぜミーティングをロックして待合室を有効にできないのか疑問に思われるかもしれません。
以前の設定を有効にせずに会議をロックするだけでは、主催者の前に到着するゲストの待合室は作成されません。代わりに、彼らは直接会議に参加します。したがって、前のオプションを有効にすることが重要です。ただし、会議に参加するまで待合室が作成されるだけであることを覚えておくことも重要です。後の待合室を作成するには、会議をロックする必要があります。
これで、会議のスケジュール中に「自動ロック」を有効にすることも、会議に参加した後に会議ツールバーから会議をロックすることもできます。それは完全にあなた次第です。会議がロックされると、すべての参加者、ゲスト、および組織のメンバーは同様に待合室を通過する必要があります。
最後に、[保存]または[スケジュール]ボタンをクリックします。
スケジュールされた会議の場合、すべての会議の待合室を作成する一般的なオプションはありません。スケジュールするすべての会議に対して、これらの手順を実行する必要があります。
仮想会議の待合室は、事故を避けるために非常に重要です。また、Webexミーティングで待合室を設けることはできますが、その仕組みはそれほど単純で単純ではありません。ただし、方法がわかれば、会議の安全性を確保できます。