Excelからラベルを印刷する方法

Excelスプレッドシートで管理している住所リストから宛名ラベルを印刷する場合は、MicrosoftWordのメールマージ機能を使用できます。

Microsoft Excelは、顧客の連絡先情報と住所情報を保存するのに理想的な場所です。 Excelでメーリングリスト/アドレスリストを簡単に整理できます。しかし、宛名ラベル、封筒、グリーティングカード、またはその他のものを印刷するのは大変な作業になる可能性があります。

Excelスプレッドシートで管理しているメーリングリストに大量のメールを送信したいとします。そのための最善の方法は、MicrosoftWordのメールマージ機能を使用することです。 Microsoft Wordでメールマージドキュメントを作成し、これをExcelワークシートにリンクすることで、Excelリストからメール用の印刷可能なラベルにデータをプルできます。

ExcelシートからWordで宛名ラベルを作成する方法

Microsoft Wordのメールマージ機能を使用すると、印刷可能なExcelシートから宛名ラベルのシートを作成できます。 Excelからラベルを一括印刷する方法がわからない場合は、このステップバイステップガイドをお読みください。

Excelでメーリングリストを準備する

宛名ラベルを作成して印刷するには、まず、ワークシートを適切に設定する必要があります。各列の最初のセルに列ヘッダーを入力し、それらの列ヘッダーの下にそれぞれの情報を入力します。宛名ラベルを作成するため、ラベルに追加する要素（名、姓、住所など）ごとに列を作成します。

たとえば、Excelシートから宛名ラベルを作成する場合、おそらく次の基本的な連絡先情報（列見出しとして）が含まれます。

ファーストネーム
苗字
住所
市
州
郵便番号

以下のスクリーンショットを参照してください。

Excelにデータを入力するときは、情報を個々の列に分割します。たとえば、単一の名前列を作成するのではなく、名前をタイトル、名、ミドルネーム、姓などの個別の列に分割します。これにより、データをWord文書と簡単にマージできます。

データを入力するときは、ワークシートに空の行や列が含まれていないことを確認してください。データの入力が完了したら、ワークシートを保存します。

メーリングリストに名前を付ける

データセットを作成したら、ワークシートに表示されているデータに名前を付けます。そのためには、

ヘッダーを含むExcelシートのアドレスのリストを選択します。次に、[式]タブに移動し、[定義済みの名前]グループから[名前の定義]をクリックします。

新しいダイアログボックスが開き、[名前]ボックスに名前を入力して、[OK]をクリックします。名前に複数の単語が含まれている場合は、それらの間にアンダースコア（_）を追加します（スペースやハイフンは使用できません）。

ファイル形式の確認

ラベルを印刷するには、Word文書をメーリングリストを含むExcelワークシートに接続する必要があります。 WordをExcelに初めて接続する場合は、2つのMicrosoftプログラム間でファイルを変換できる変換形式を有効にする必要があります。

これを行うには、まず、MicrosoftWordプログラムを開きます。 [ファイル]タブをクリックし、左ペインの下部にある[オプション]を選択します。

新しい「WordOptions」ウィンドウが開きます。その中で、左側のペインで[詳細設定]をクリックし、[全般]セクションまで下にスクロールします。 [開くときにファイル形式の変換を確認する]オプションをオンにして、[OK]をクリックします。これにより、Excelからデータを簡単にインポートできます。

Wordでメールマージドキュメントを設定する

次に、追加する宛名ラベルのメインラベルドキュメントをMSWordで設定する必要があります。

空白のWord文書を開きます。 [メーリング]に移動し、[メールマージの開始]アイコンをクリックします。次に、ドロップダウンから[ラベル]オプションを選択します。

プロセスをガイドする「ステップバイステップのメールマージウィザード」オプションを選択することもできます。

[ラベルオプション]ダイアログウィンドウが表示されます。ここで、ラベルのサプライヤと製品番号を選択できます。私たちが使用しているブランドは3Mラベルメーカーであるため、ベンダーとして3Mラベルメーカーを選択しています。ただし、特定のベンダーを使用している場合、たとえばエイブリー、それならあなたは代わりにそれらを選ぶことができます。

次に、[ラベルオプション]ウィンドウの左下隅にある[詳細]ボタンをクリックすると、新しいダイアログボックスが開きます。ここで、ラベルの余白、高さ、幅、ピッチ、およびサイズを変更できます。変更を加えたら、[OK]をクリックします。

これで、Wordページは次のように表示されます。

ワークシートをWordのラベルに接続します

これで、Excelから情報を受け取るためにMicrosoftWordで空のラベルを設定しました。次に、ワードドキュメントをメーリング/アドレスリストを含むワークシートに接続して、データをラベルに転送する必要があります。

Wordドキュメントの[メーリング]タブに移動し、[受信者の選択]オプションを選択します。ドロップダウンで、[既存のリストを使用する]オプションをクリックします。

[データソースの選択]ウィンドウのメーリングリストを含むExcelスプレッドシートに移動し、ファイルを選択して[開く]をクリックします。

[データソースの確認]ダイアログボックスが表示されたら、[OLE DBデータベースファイル]を選択し、[OK]ボタンをクリックします。

SelectTableという名前の別のポップアップウィンドウが表示されます。アドレスリスト（Customer_Mailing_List）に名前を付けた場合は、それを選択して[OK]をクリックします。そうでない場合は、リストを含むワークシートを選択して、[OK]をクリックします。

ご覧のとおり、単語ドキュメントには「«次のレコード»」という住所ラベルが表示されています。

メールマージの受信者リストを編集する

[メーリング]タブの[受信者リストの編集]オプションをクリックします。

[メールマージ受信者]ウィンドウが表示され、アドレスリストのすべての受信者が一覧表示されます。デフォルトではすべてが選択されます。ここでは、リストから受信者を並べ替え、フィルタリング、追加、または削除できます。

ラベルに表示したくない受信者の名前の横にあるチェックボックスをオフにします。

メールマージフィールドの追加

ここで、マージを完了する前に、メールマージフィールドをドキュメントに追加する必要があります。メールマージフィールドをラベルに追加すると、それらのフィールドがワークシートの列ヘッダーのプレースホルダーになります。マージが完了すると、プレースホルダーはExcelメーリングリストのデータに置き換えられます。

メールマージフィールドを追加するには、[メーリング]タブの[フィールドの書き込みと挿入]グループから[アドレスブロック]をクリックします。

ここでは、受信者の名前をラベルに表示するための適切な形式を指定できます。 [プレビュー]セクションの下に、選択したアドレスパターンのプレビューが表示されます。 [OK]をクリックしてフィールドを追加します。

アドレスブロックの一部が欠落しているか、選択したアドレス形式と一致しない場合、Excelのアドレスリストの列見出しがデフォルトのWordメールマージフィールドと異なることを意味します。 [フィールドの一致]ボタンをクリックして、右側のフィールドをアドレスブロックに必要なフィールドと一致させます。

[フィールドの一致]ウィンドウで、住所ブロックの必須フィールドがブックの列と一致するかどうかを確認します。そうでない場合は、必須フィールドの横にあるドロップダウンボタンをクリックして、Excelファイルの列見出しと一致させます。完了したら、[OK]をクリックします。

これで、「«AddressBlock»」がドキュメントの最初のラベルに表示されます。

次に、最初のラベル（<>）のラベル形式とレイアウトをWord文書の残りのラベルにコピーする必要があります。これを行うには、[メーリング]タブの下の[書き込みと挿入]ペインで[ラベルの更新]をクリックします。

メールマージを実行する

Word文書とExcelファイルをマージする前に、完成したラベルがどのように表示されるかを見てみましょう。

結果を確認するには、トップバーから[結果のプレビュー]オプションを選択します。

これで、実際のメールマージを実行できます。

現在プレビューされているラベルは、[ホーム]タブでフォーマットできます。ラベルのフォントタイプ、フォントサイズ、フォントの色などを好みに合わせて変更することもできます。現在プレビューされているラベルの書式設定が完了したら、[メーリング]タブの下の[ラベルの更新]をクリックして、すべてのラベルに書式設定を適用します。

マージを実行するには、[メーリング]タブに移動し、[完了]グループの[完了してマージ]オプションをクリックします。ドロップダウンから[個々のドキュメントを編集]オプションを選択します。